Una de las decisiones más importantes que puedes tomar para tu negocio es la elección de software para almacenar tus contactos y administrar las relaciones con tus clientes. De hecho, si estás leyendo esto, es porque ya cuentas con una de las herramientas más potentes del mercado, Salesforce, pero estás considerando migrar a una herramienta con mayor potencial de escalamiento y funcionalidades distintas, HubSpot.
Sin embargo, más allá de los cambios de precio entre las distintas herramientas, un gasto que debes tomar en cuenta definitivamente es el de la migración de tu data de una plataforma a otra. ¿Cuánto cuesta? Sigue leyendo.
Primero que nada, tengo que admitir que por más que me gustaría tener una respuesta concreta, la realidad es que es mucho más difícil de definir de lo que pareciera y eso es porque dependerá mucho de la data que necesites migrar, cuáles son los campos y objetos que tienes actualmente y cómo deseas hacer la migración. Es por eso que puede ser desde completamente gratuita, hasta costar varios miles de dólares.
Antes de empezar cualquier proyecto de migración, algo que debes hacer es un plan de cómo harás esta migración; trazar un camino y definir quiénes serán los arquitectos responsables de llevarlo a cabo; el tener un plan garantiza que las cosas sucedan como es debido y que no pierdas tiempo, dinero o datos en el camino.
- Planea: en este paso debes definir quién será el responsable, hacer el mapeo de los datos a migrar, decidir qué se migrará y qué no, así como definir los objetos y campos que usarás en el nuevo CRM
- Limpia: antes de migrar, es recomendable hacer una depuración de datos para que no lleves con la migración información que no es útil. Aprovecha esta migración para deshacerte de contactos obsoletos e inservibles que solo generan ruido en tu ecosistema
- Elige el servicio de migración: este es uno de los temas principales del artículo, ahondaré en esto más adelante.
- Ten listo el software: antes de empezar, debes configurar la cuenta de HubSpot con los usuarios que tendrás, asignar roles y permisos, definir objetos personalizables y elegir cómo se visualizarán los datos en tu plataforma
- Ejecutar: define una fecha de migración, además de cuándo será que se deje de ingresar nueva información en el CRM anterior. Planea con tiempo y asegúrate que todos en la empresa estén enterados de este proyecto.
Gratis
El hecho de que sea gratuita no significa necesariamente algo que deba hacerte sospechar. Se trata de una alternativa simple que te permite hacer una migración de una plataforma a otra con funcionas muy básicas.
Esta aplicación es gratuita en el marketplace de HubSpot y lo único que necesitas tener para utilizarla es una cuenta Professional o Enterprise de Salesforce. Al tratarse de una aplicación nativa de HubSpot puedes esperar un funcionamiento estable en el cual la información fluya de manera bidireccional entre ambas plataformas. Se trata de una alternativa fácil de usar y que no requiere conocimientos técnicos elevados y si estabas utilizando Salesforce sin muchas personalizaciones, puede ser una excelente opción.
El problema con esta integración es que, aunque ofrece soporte y está aprobado por las dos plataformas, está lejos de ser perfecto y si lo que buscas es una solución un poco más compleaja, si ésta se sale de las funcionalidades seguramente dará problemas y requerirá del soporte de un equipo especializado que probablemente tarde tiempo en darte una respuesta.
Económicos
Este grupo de opciones cuentan con diferentes tabuladores con base a tus necesidades, pero ofrecen un poco más de flexibilidad que la opción gratuita sin los costos de una migración a la medida.
Esta herramienta está diseñada para funcionar con la mayoría de softwares disponibles dentro del universo de los CRM, y esto incluye forzosamente a Salesforce. Lo que ofrece esta plataforma es una migración limpia y sencilla con precio claro desde un principio; sin costos ocultos o funcionalidades truncas. Para probarlo (de hecho es un requisito para contratar con ellos), solo debes elegir las plataformas que migrarás y la aplicación hará una importación de 100 cuentas aleatorias, esto permitirá saber el tamaño de tu base y que puedas confirmar que la data se migró de forma correcta o si es necesario mapear algún tipo de dato adicional o crear filtros antes de hacer la migración real y finalmente con esta información estarás listo para llevar todos tus datos de un software al siguiente.
Los costos de Import2 se dividen en 3 niveles:
- Básico- 499 dólares: hasta 50,000 registros y 10 mapeos personalizados
- Plus - 999 dólares: hasta 100,000 registros y 50 mapeos personalizados
- Premium - 1,499 dólares: hasta 150,000 registros y 100 mapeos personalizados
Fácil de usar, rápido en la migración y con esquemas muy claros desde el inicio.
Se trata de otra opción que cuenta con su propio widget de integración y migración entre plataformas. Al igual que con Import2, puedes hacer una prueba aleatoria de contactos (10% de tu base) para verificar que la solución que ofrecen se adapta a tus necesidades. En el caso de Trujay el costo dependerá más del tipo de servicio que requieras que de la cantidad de datos a migrar.
- Manual - 199 dólares: su solución más básica es una herramienta (similar a la integración nativa de HubSpot) con la cual puedes hacer autogestión de la migración. Incluye campos personalizables, mapeo intuitivo de campos y soporte vía chat o email en caso de ser necesario.
- Asistida - 750 dólares: Se trata del mismo tipo de migración con el wizard de la empresa, pero en este caso adicional cuentas con un success manager que te ayudará a ver que todo funcione como debería, además de contar con una verificación adicional de mapeo y soporte directo.
- Personalizada - a partir de 2,199 dólares: En esta opción el equipo de Trujay toma el control de la migración y ellos se hacen cargo de todo, para este tipo de migraciones ya puedes contar con objetos personalizables, modificaciones a la medida y un equipo completo de implementación
No es una herramienta de migración como tal, sino una que sirve para integrar distintas plataformas, lo que además de ayudarte a migrar datos entre distintos CRM (llámese Salesforce y HubSpot), te permite tener tus registros al día y sincronizados si aún no estás listo para dejar una de las dos herramientas. Los planes con los que cuenta Skyvia son bastante atractivos gracias a que a pesar de ser una herramienta poderosa, su costo es mínimo comparado con otras soluciones:
- Plan gratuito: como su nombre lo indica, no tiene costo alguno y tampoco funcionalidades truncas. La única limitante en este caso es la cantidad de registros a sincronizar al mes (10,000) así como funciones de mapeo básicas.
- Básico: desde 15 dólares mensuales, tiene capacidad para 100,000 registros al mes (y puede llegar hasta 799 si deseas integrar 200 millones de registros.
- Estándar: comienza en 75 dólares mensuales por medio millón de registros y permite programar hasta 50 integraciones de datos al mes.
- Profesional: su precio base es de 399 dólares y este incluye un tope de 5 millones de registros, además de tener integraciones ilimitadas que pueden hacerse cada minuto y tiene la posibilidad de hacer mapeos avanzados y complejos
- Enterprise: es una opción hecha a la medida y como tal, requiere de una llamada para cotizarla.
Se trata de otra herramienta de integración que permite tener datos sincronizados entre dos plataformas para mantener tus contactos de forma organizada y actualizada, ya sea con objetos sencillos o hechos a la medida. Al tratarse de ser una integración bidireccional, permite que en los casos donde cada área cuenta con una fuente de información distinta, sea más fácil la alineación, por lo tanto, permite que definas la lógica que más se adapta a las necesidades de tu equipo.
Syncsmart cuenta con 3 planes distintos de precio que también dependen básicamente de los contactos a integrar, así como los objetos que deberán mapearse.
- Starter: por 300 dólares al mes, puedes sincronizar hasta 50,000 contactos con 2 objetos incluídos
- Growth: el doble del valor de Starter, ofrece exactamente el doble de contactos (100,000), aunque adiciona un par de objetos adicionales, dejando el plan en 6
- Enterprise: aquí puedes sincronizar hasta 250,000 contactos al mes y tener 12 objetos
Lo único malo del sistema de precios de Syncsmart es que adicional al costo mensual, debes tomar en cuenta una tarifa extra de implementación que por lo general puede elevar el precio hasta 10 veces lo de un mes normal de sincronización.
Adicionalmente, también ofrecen integraciones hechas a la medida que puedes cotizar directamente desde su sitio web.
Especializados
Se trata de servicios más completos que cuentan con un equipo de soporte. Este tipo de migraciones requieren más tiempo y personal, por lo que pueden tener costos más elevados que las versiones anteriores, aunque generalmente ofrecen mejores resultados
Aunque esta agencia Partner Platino de HubSpot también ofrece una migración básica que podría catalogarse como económica (solo 600 dólares al mes) por 100,000 contactos, 5 bloques de email, 10 plantillas de ventas y dos páginas de destino, lo cierto es que su verdadero fuerte está en las migraciones personalizadas.
La diferencia con otros servicios es que al usar los servicios de 3 & Four no estás solamente migrando datos básicos de contacto, sino que puedes llevar contigo todo el trabajo previo que sea necesario: flujos de email, data histórica, automatizaciones y mucho más.
Este tipo de migración va acompañada siempre por un equipo de customer success que te lleva de la mano durante el proceso; desde las reuniones estratégicas y de planeación en las que se definen las estructuras, objetos, propiedades y demás datos a migrar.
Gracias a que se trata de soportes diseñados para cada cliente que se enfocan en las necesidades reales y los principales puntos de dolor, se convierte en una alternativa mucho más completa ideal para empresas con bases muy grandes y complejas o que cuentan con muchas personalizaciones dentro de la plataforma
Somos un Partner Elite de HubSpot y lo hemos logrado gracias a nuestra pasión por ayudar a nuestros clientes a crecer utilizando el máximo potencial de HubSpot. Sabemos que la integración o la migración de datos entre distintos CRM puede ser un verdadero terror que impide a muchas personas avanzar un proyecto que dentro de ellos saben que es necesario. Por eso hemos creado un plan estratégico para ayudar a cualquier empresa, sin importar lo complejo de sus necesidades, a llevar a cabo una migración completa de su base de datos, además de acompañar a nuestros clientes en la implementación y adopción de la nueva herramienta- sabemos que no sirve de nada tener un Ferrari si no lo sacas del garaje.
Nuestro proceso es simple (lo que hacemos no): primero diseñamos una estrategia de la mano de nuestros clientes para entender bien las necesidades del negocio, después hacemos una limpieza y mapeo de datos (de nada sirve migrar contactos que no tienen utilidad, están mal capturados o duplicados), después llevamos a cabo la migración asegurándonos de que incluso los datos obtenidos durante la migración se actualicen, y finalmente dedicamos una parte importante a implementar y fomentar la adopción y correcto uso de la herramienta.
Al final, nuestra prioridad no es solo ayudar a nuestros clientes con sus migraciones, sino garantizar que explotan al máximo el potencial de HubSpot
¿Cuánto cuesta una migración con CRM Toolbox? Te daré una respuesta que seguramente no será tu favorita: Depende. Depende de los datos (ya lo viste en todas las opciones anteriores), la complejidad del mapeo de información y las personalizaciones necesarias. Una migración de Salesforce a HubSpot con nosotros empieza en 1,500 dólares pero antes de definir un valor será necesario que tengamos una llamada de evaluación y definamos juntos la estrategia.
Agenda una llamada conmigo. Me encantará escuchar de tu empresa y ayudarte a encontrar la mejor solución para tu migración.
