Uno de los dilemas más comunes cuando una empresa se encuentra por migrar de plataforma de CRM o desea implementar una nueva funcionalidad a su CRM existente, es precisamente cómo el nuevo aditamento va a funcionar con el resto de las interfaces con las que ya trabajas.
Por eso, una de las preguntas más comunes que recibimos es justamente cuál es la diferencia entre tener una integración nativa y crear una a la medida y cuál es la más conveniente. Y, aunque el marketplace de HubSpot tiene miles de aplicaciones, no siempre son la mejor solución, así como tampoco la mejor alternativa será crear algo desde cero.
¿Qué es una integración?
Se trata del proceso mediante el cual, a través de una aplicación nativa o con un desarrollo creado a través de APIs, tu CRM se comunica con otras plataformas y servicios, permitiendo que la información y los datos fluyan de manera correcta, evitando los sesgos de información y permitiendo que todos en tu equipo cuenten con la misma data para dar una experiencia más fluida a los clientes, tener mejor desempeño y eliminar las fricciones entre áreas. Las integraciones van desde lo más sencillo (dar clic en un botón y dejar que se sincronicen solas), hasta lo más complejo (acudir a un equipo de desarrollo que te ayude a diseñar una solución a la medida)
Integraciones nativas
Son todas aquellas que puedes encontrar en la tienda de aplicaciones de tu CRM, como por ejemplo el marketplace de HubSpot, la mayoría de las veces, se trata de soluciones plug and play que no requieren mucho desarrollo y que automáticamente toman los campos de tu CRM y la nueva integración para que se comuniquen de forma bidireccional; por lo general utilizando campos generales como nombre, email, contacto, dirección y teléfono, evitando duplicar datos o errores de información. Por ejemplo, puedes utilizar la aplicación de Google Contacts para sincronizar los datos de HubSpot con Google y, al ser una aplicación bastante flexible, incluso permite crear campos personalizados (solo a partir del Hub de Operaciones Starter o Professional) o hacer cambios a los que vienen por default.
Beneficios de una integración nativa
1.- Es más económica
Por lo general se trata de una solución que no requiere de una gran inversión (incluso una inversión nula en muchos casos), pues son parte de los servicios que las mismas empresas de tecnología ofrecen para hacer más competitivos sus productos. Si una aplicación no cuenta con una integración nativa, es posible que pierda potenciales clientes.
Al ya ser una inversión importante el CRM que utilizas y que no deseas cambiar constantemente, el hecho de poder crecer y escalar con una gran variedad de aplicaciones es uno de los puntos más importantes a considerar al elegir un CRM.
2.- Está probada
La ventaja de ser una aplicación o integración pública es que te permite tener visibilidad de cuántas personas la han descargado y utilizado, además de que puedes revisar en las reseñas si realmente la integración funciona como necesitas o si tiene algún error que debas tomar en cuenta antes de utilizarla, por ejemplo, en esta integración de Vidyard (más de 500 descargas) puedes encontrar reseñas muy polarizadas en donde la mitad de los usuarios han tachado de poco funcional la integración, pues no integra la data como esperado.
Esto te dará un panorama claro de lo que puedes o no esperar de tu integración en caso de que decidas ir por una versión nativa. Y, aunque muchas veces distan de la perfección, puedes tener la tranquilidad de que si están activas en el marketplace de HubSpot es porque ya fueron autorizadas y aprobadas por la misma compañía.
3.- Atención y servicio
Otra gran ventaja de este tipo de aplicaciones es que la gran mayoría cuentan con equipos de soporte dedicados a ayudarte a sacar provecho de sus aplicaciones. No es un requisito formal, pero HubSpot es muy claro con sus desarrolladores que entre más opciones de soporte y solución de problemas tenga la aplicación, mayor será su probabilidad de éxito. El soporte puede ir desde resolver dudas básicas hasta ayudarte con temas técnicos al momento de hacer la integración.
4.- Es rápido
La mayoría de estas integraciones están creadas para que puedas utilizarlas tan pronto como las instalas, lo que ahorra tiempos de ejecución y permite que pongas en marcha tus estrategias de marketing, ventas o atención a clientes sin necesidad de esperar desarrollos, pruebas y más.
Dolores de una integración nativa
1.- Son rígidas
La mayoría de estas soluciones están creadas para que se utilicen tal cual fueron concebidas, lo que da muy poco margen de maniobra para adaptarla a las necesidades específicas de tu empresa. Algunas ocasiones los campos no son personalizables o no llegan a ser compatibles con campos específicos, lo cual puede ser un verdadero dolor de cabeza. Y, como se trata de soluciones generales y públicas no tienen la posibilidad de moldearse y adaptarse a tus requerimientos específicos.
2.- Problemas de comunicación
A pesar de que las integraciones funcionan (por lo general) de manera correcta enviando y trayendo la data desde y hacia HubSpot, la realidad es que conforme empiezas a agregar más y más aplicaciones, mayor es el riesgo de que algo deje de funcionar entre ellas. Esto puede requerir que ingreses datos de forma manual o que, de cualquier forma, tengas que acudir a un desarrollador para resolver estas fricciones.
3.- Son limitadas
Si bien encuentras miles de aplicaciones en el Marketplace de HubSpot, nadie te garantiza que la integración que necesitas está disponible para tu acceso inmediato. O incluso, cuando sí la llega a haber, no cuenta con todas las funciones que desearías
4.- No es escalable
Como cualquier solución básica, las integraciones nativas son una excelente opción para salir del apuro, sin embargo cuando tu empresa crece, las necesidades van cambiando y los requisitos aumentando, sin embargo no siempre puedes obtener estas mejoras de funcionalidad de una integración nativa, lo que la convierte en una solución inmediata pero no siempre escalable.
Integración a la medida
El caso de las integraciones a la medida, como su nombre lo dice, es para aquellos momentos en los que buscas una alternativa que vaya más allá de las funcionalidades básicas que ofrecen las integraciones nativas. Por ejemplo, cuando necesitas que HubSpot se integre con otra plataforma de CRM para que la data fluya en ambas direcciones. Muchas de estas integraciones incluyen campos estándares, así como también el mapeo de campos personalizados con base a las necesidades de tu compañía y cómo es que tu CRM leerá estos campos sin perder información vital para tus equipos de ventas, marketing y operaciones.
También puedes requerir que algunos campos se prioricen en uno de tus dos sistemas o que siempre se le dé prioridad al campo de uno de los dos.
Las integraciones pueden hacerse a través de APIs y desarrollo, así como también utilizando tablas CSV o SQL para popular las bases de datos. Puedes programar este tipo de llamados para manipular la data conforme a los tiempos de tu empresa, por ejemplo diario, semanal o cuando sea requerido.
Beneficios de una integración a la medida
1.- Se hace a la medida
Esta es probablemente la razón más obvia por la que una integración dedicada es una opción que muchos buscan. Pues, al final del día cumple con todos los requerimientos de la empresa, y no obliga a los usuarios a adaptarse a las reglas ya establecidas. Un desarrollo así puede diseñarse para facilitar tu operación y evitar conflictos futuros. Con una integración personalizada, no traes funciones que tu empresa no necesita y solo entorpecen los procesos, sino que obtienes soluciones a tus dolores.
2.- Eres dueño de todo el proceso
A diferencia de una integración nativa en donde dependes de las reglas de negocio establecidas por los creadores de la API, aquí puedes diseñar y determinar exactamente lo que quieres que suceda entre los sistemas que integras. Al poder levantar los requerimientos de tus distintas áreas y ofrecerles soluciones pensadas en ellos, tienes una mayor probabilidad de adopción en tu equipo.
3.- Una implementación más completa
Otra ventaja de hacer una integración a la medida es que contarás con el soporte de la empresa que se encargue de hacerla (necesitarás contratar un equipo especializado para un integración a la medida). Esto significa que no solo podrás diseñar tu propia integración según los requerimientos de tu negocio, sino que el mismo equipo ayudará a implementar con tus colaboradores, asegurándote un mejor uso de las aplicaciones y un manejo eficiente de los datos.
Además, muchas empresas especializadas en integraciones, ofrecen paquetes de servicio post integración en caso de que alguna API deje de funcionar o alguna modificación del sistema dañe parte del desarrollo, lo que te debe ofrecer un mayor nivel de confianza.
4.- Puede crecer contigo
Mientras que las soluciones nativas están limitadas en cuanto a sus funciones y alcances, una de las ventajas de hacer tu propia integración es que ésta puede adaptarce y crecer junto a tu empresa. Lo que necesitas hoy de tu CRM no necesariamente será lo que requieras en unos años, por lo que tener esta apertura a seguir modificando y perfeccionando es, aunque trabajoso, algo importante a considerar.
Dolores de una integración a la medida
1.- Es costosa
Es importante decir que una integración a la medida no es algo que requiera poca inversión, sin embargo aclaro que digo costosa, más no cara, porque hay una gran diferencia entre invertir bien tu dinero y gastarlo. Aunque sí puede requerir una inversión considerable, estás hablando de uno de los recursos más valiosos de tu empresa en manos de alguien más, por lo que será importante que inviertas sabiamente tu dinero para tener
2.- Requiere tiempo
Como muchas cosas importantes en la vida, una integración a la medida es algo que no puede hacerse de inmediato, sino que requiere de un proceso de planeación; desde comprender la solución de arquitectura que necesitas, hasta desarrollar y hacer las pruebas finales, así como las implementaciones. ¿Cuánto tiempo requiere una integración personalizada? Dependerá mucho de los requerimientos y su complejidad, pero puede ser desde unos cuantos días, hasta un par de meses.
3.- No puedes hacerlo solo
Bien lo dice el refrán: zapatero a sus zapatos. Una integración de este tipo no es algo que puedas hacer tan fácil, incluso contando con un equipo de TI propio. Las bases de datos y los campos de HubSpot exigen experiencia para evitar errores y equipos que se especialicen en esta plataforma. Para elegir al partner ideal, te recomiendo este artículo.
¿Cuál es ideal para ti?
Es una respuesta que parece ambigua, pero depende. Depende de tus necesidades actuales, tu infraestructura, la existencia de las aplicaciones nativas, tus objetivos y muchas cosas más. Lo importante es ofrecerte la claridad acerca de cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno de los dos caminos para que puedas tomar decisiones más informadas y seleccionar la alternativa que más se adapta a tus necesidades actuales (esto no quiere decir que no pueden cambiar con el tiempo).
Sin embargo, la forma más fácil de saber qué es lo que realmente te conviene es acercándote a un experto en HubSpot que pueda aclararte tus dudas. Para esto, puedes agendar una llamada conmigo en la cuál escucharé tus necesidades y te podré dar una valoración más certera de cuál es la opción adecuada para tu empresa.
