7 consideraciones para elegir un CRM moderno

Si estás pensando que es momento de optimizar el tiempo de tu equipo de ventas, alinear la comunicación de tu empresa y evaluar si tus procesos actuales están realmente enfocados en alcanzar los objetivos del negocio, estas 7 consideraciones son un "must" antes de elegir un CRM moderno.

No son pocas las empresas que ya descubrieron las ventajas de utilizar un CRM moderno. Por ejemplo, en 2016 Casio comenzó a utilizar el Growth Stack de HubSpot (es decir, la combinación del software de HubSpot Sales, HubSpot Marketing y HubSpot CRM).

Desde ese momento aumentó sus oportunidades de venta en un 496% y los ingresos de su división de calculadoras, en un 26% (HubSpot).

Por otra parte, en un informe de Garner, la vicepresidenta de investigación Joanne Correia aseguró que "en los próximos años, el CRM será parte esencial de las iniciativas digitales. Se trata de un área de la tecnología que recibirá financiamiento, ya que el negocio digital es crucial, para que las empresas sigan siendo competitivas".

CRM significa Customer Relationship Management y es un software que se utiliza para rastrear y gestionar las relaciones con los prospectos y clientes de una empresa.

Todas las interacciones que se realizan -mails, llamadas, reuniones, entre otras-, se guardan en una zona común, información que a modo de reportes, sirve para la toma de decisiones y automatizaciones de trabajo.

¿Quieres ser un caso de éxito implementando un CRM en tu empresa? Comencemos.

1.- Cómo definir si tu negocio necesita un CRM

Si no estás seguro si es el momento de implementar un CRM, según nuestra agencia existen algunas señales que te pueden orientar para tomar la decisión.

¿Sientes que los vendedores están abrumados con tanta información? ¿Están usando planillas enormes de Excel para almacenar datos? ¿Llegan a final de mes sin cumplir las metas y al momento de priorizar los contactos no saben por dónde comenzar? ¿Tienen muchas tareas manuales y no les alcanza al tiempo?

Si alguno de estos síntomas te parecen conocidos, es porque tu negocio necesita un CRM sí o sí.

¿Tienes vendedores en terreno? No hay problema. Actualmente el 99% de los trabajadores tienen acceso a un teléfono inteligente. Se pueden instalar aplicaciones para que desde el lugar que estén puedan ingresar información al momento.

De hecho, son precisamente los equipos de venta que están fuera de la oficina, quienes más optimizan sus tiempos al utilizar un CRM.

2.- La simplicidad es la clave del éxito de un CRM

Si quieres tener éxito al implementar un CRM, debes entender primero que el CRM es para los vendedores, así lo asegura HubSpot. Muchas veces, quienes toman la decisión de utilizar uno en las empresas son quienes toman las decisiones, y lo hacen pensando en obtener data y reportes.

La clave para el éxito está en el tiempo y simplicidad: preséntalo a los vendedores como una herramienta que aumenta su productividad y que hace que vendan más. Hay que diseñar los procesos para que el utilizar un CRM no sea una carga más de trabajo, si no en poco tiempo verás al equipo de ventas nuevamente con los datos en Excel.

3.- Los errores estratégicos más costosos al implementar un CRM

Como revisamos anteriormente, el CRM es para los vendedores, si esto no se entiende desde el principio, es probable que puedas tener alguno de estos errores estratégicos.

• No anticiparse a la resistencia al cambio: la implementación no debe dar más trabajo, tiene que estar alineado con vender más, buscando la productividad y simplicidad en el trabajo de los vendedores.
• No se miden KPI medibles: antes de comenzar con un CRM, debes definir procesos para llegar a las metas medibles. No puedes comenzar a utilizar las herramientas de un CRM, si no conoces tus objetivos. Según HubSpot, existen ciertos tips de cómo sacarle el máximo provecho.
• Ver el CRM desde el punto de vista gerencial: solo pensar en reportes y no mirarlo desde la productividad. Recuerda que para tener buenos reportes -que te permitan tomar decisiones- debes contar con data, y eso depende de los equipos de venta.

4.- Cómo fomentar el uso del CRM entre los ejecutivos de venta

Para incentivar el uso del CRM en ventas, debes ser claro en cómo esta herramienta los ayudará a vender más.

Pon énfasis en las opciones de automatizaciones de correos, notificaciones de cuándo un potencial cliente está en el sitio, y da ejemplos concretos de cuántos prospectos olvidaron hacer seguimiento, o cuántas reuniones no pudieron ser concretadas por el gran intercambio de correos solo para acordar una hora.

Todo esto se puede convertir en oportunidades de nuevos clientes y cuándo el equipo de ventas comprende que es un software que los ayuda a llegar a sus objetivos, será su nuevo mejor aliado. Descubre 5 pasos para implementar un sistema CRM exitosamente.(HubSpot).

5.- Data que ayuda a vender

Cuando el equipo de ventas comienza a registrar todas sus acciones en el CRM, empiezas a tener visibilidad de data y reportes para ir tomando las mejores decisiones y así ir alcanzando las metas. Los 3 más utilizados son:

• Probabilidad de cierre: este es uno de los favoritos de los vendedores. Es un algoritmo que te dice -basado en data de otros clientes más la propia- cuáles de todos tus prospectos tiene mayor porcentaje de probabilidad de ser convertido en cliente. Muchos equipos de venta comienzan su día utilizando los filtros y contactándo de mayor a menor, así se optimiza muchísimo el tiempo de trabajo.
• Sitios visitados: puedes ver toda la información sobre qué sitios estuvo tu prospecto. También el tiempo en cada uno. Si notas que un potencial cliente esta leyendo constantemente un blog sobre un tema, una buena alterativa es contactarlo para ofrecerle alguna asesoría sobre él. La información es poder.
• Notificaciones: te permiten ver en tiempo real quién está pensando en ti, es decir quién esta en tu sitio en ese preciso momento o si están leyendo un correo, descargando un e-book o la última propuesta enviada.

Notificación de seguimiento a un correo electrónico. Cortesía de HubSpot

6.- Los KPIs necesarios para manejar el equipo de ventas

KPI significa key performance indicator o medidor de desempeño, es decir, cuáles son las métricas que quiero tener visibilidad para ir alcanzando los objetivos de crecimiento de la empresa.

Los KPI se deben establecer como data agregada, es decir indicadores sobre el desempeño del equipo, y no personas individuales. Por ejemplo, ¿Cuál es la etapa de mi proceso donde más tiempo se invierte? Al identificarla, puedes establecer un KPI de reducción de ese proceso, capacitando al equipo para lograrlo.

Otro caso puede ser el reconocer en qué etapa estás perdiendo más prospectos. Quizás tu empresa logra una gran cantidad de reuniones, pero luego de enviar la propuesta, la tasa de cierre es muy baja. Puedes diseñar un proceso para modificar algunos pasos posteriores y así aumentar el KPI de cierre.

7.- Por qué el CRM no es una varita mágica para vender más

Es importante entender que el CRM no es un software que hará crecer tus ventas por si solas. El CRM es un conjunto de herramientas que te permite automatizar procesos, medir KPI y tomar decisiones en base a data.

El éxito depende de cómo utilices estas herramientas, sin olvidar nunca qué objetivos quieres lograr y qué KPI deseas mejorar. Si lo usas sin identificar tus procesos actuales o el porqué no estás llegando a los números deseados, es muy díficil lograr buenos resultados.

La clave: proceso de venta definido y data

Si diriges una empresa y deseas seguir creciendo, tienes que comenzar a utilizar un CRM. El éxito de tu empresa depende en cómo deleitas a tus clientes y prospectos; saber de ellos lo más posible para resolver los eventuales problemas que se presenten.

Tienes que ser capaz de dar respuestas rápidas y una experiencia personalizada que los haga sentir únicos y especiales.

El CRM es el software que te permite tener toda la información en un solo lugar, y si el equipo de ventas lo alimenta con data, podrás tener reportes para satisfacer a tus potenciales y actuales clientes, logrando el anhelado crecimiento.

Si quieres más información sobre cómo implemenetar un CRM en tu empresa, puedes registrarte para tener una consulta gratuita con nuestros especialistas.