Tener un Stack tecnológico muy robusto puede ayudarte a optimizar muchos procesos, automatizar otros más y permitir que tu operación general sea mucho más eficiente. Sin embargo, cuando la integración entre distintas plataformas está lejos de ser óptima muchos de los esfuerzos se desperdician.
Piénsalo así. Aún cuando tengas a los remadores más fuertes de una competencia, si tu equipo no está coordinado y reman en la misma dirección y con un ritmo constante, seguramente quedarán lejos del primer lugar. Lo mismo pasa con la tecnología; no importa que cuentes con las herramientas más potentes, si estas están desconectadas o mal sincronizadas, los resultados siempre serán subóptimos.
Cuando las herramientas de tu tech stack no están bien integradas empiezan a aparecer fricciones en los equipos, pues la veracidad de los datos se pone en duda y cada quien trabaja con su silo de información propio, creando procesos poco eficientes que tienen un impacto directo en la experiencia final del cliente.
Pero, ¿qué es un Tech Stack?
Antes de empezar, es importante explicar qué es un Tech Stack y a que nos referiremos cada vez que lo mencionemos. Se trata del inventario de tecnologías y aplicaciones con los que cuenta una empresa para eficientar su operación. Desde el servicio de correo electrónico que usan, hasta la herramienta de CRM que utilizan para almacenar la información de cada uno de sus contactos, pero también pueden ser aplicaciones hechas a la medida o tecnologías de distintas índoles.
La acelerada aparición de nuevas tecnologías hace que mantenerse al día sea casi imposible, pues siempre habrá herramientas nuevas en el mercado. Sin embargo, dejando de un lado lo que no puedes obtener, el verdadero éxito de las empresas eficientes está en explotar al máximo lo que se tiene y para poder lograrlo, el paso número uno es que se cada una de las plataformas o herramientas se comunique con el resto para obtener un “cerebro tecnológico” en donde las sinapsis fluyen sin ningún obstáculo en su camino.
1. No tener una fuente central de datos
Si bien la idea de una integración es que la información pueda fluir libremente entre los distintos sistemas, una de las premisas que debes considerar es que todo sistema integral cuenta con un origen. En este caso, utilizar el CRM como la fuente de datos es una buena opción, pues es ahí donde más información de tus clientes y prospectos se está almacenado gracias a distintos puntos de entrada, entonces, cuando llega a haber dudas acerca de la veracidad de la información, siempre puedes volver a tu origen de datos.
Por ejemplo, un CRM como HubSpot puede cumplir con la función de ser el origen de datos y, gracias a sus múltiples integraciones, tener procesos de actualización de los mismos que sean efectivos y garanticen la integridad de cada punto de información que se almacena.
No tener una fuente de origen creará conflictos y pondrá en cuestionamiento la veracidad de los datos. Busca un CRM que pueda cumplir con esta función y que tenga las integraciones necesarias para garantizar que todos tus sistemas se hablen de forma efectiva.
2. Imaginar que es un esfuerzo aislado
Creer que el trabajo de integrar tu tech stack es una labor de una sola vez es más un pensamiento mágico que una realidad. Subestimar el tiempo que lleva una integración es parte del problema, pero este se extiende al pensar que, por más complejo que sea, solo se tendrá que hacer una vez.
La realidad es que los datos son un ente viva que están en constante evolución, de igual manera que tu Stack Tecnológico, que siempre sigue creciendo, por lo que los esfuerzos de integración no terminan nunca. Aunque cabe resaltar que entre mejor se haga este proceso en la primera ocasión, más sencillos serán los siguientes casos.
3. Falta de definición de requerimientos del negocio
Sin importar qué tan limpia sea tu integración de datos, nada tiene un valor verdadero si antes no se definen las reglas y requerimientos del negocio. Como con cualquier otro proyecto importante de tu empresa, es clave que antes de comenzar se tengan claros estos puntos y que no sean ambiguos o muy abiertos, pues esto puede llevar a que sea necesario volver a trabajar la integración, tener atrasos o un incremento importante en los costos del proyecto.
Para evitar esto, es importante no dejar nada a la interpretación y que estén claros los requisitos que cada área busca obtener de este proyecto de integración, así como haber pasado por el visto bueno de los principales tomadores de decisiones del negocio.
Una vez que se tienen bien definidos estos objetivos, contar con una matriz de resultados puede ser una buena solución, pues dará visibilidad a todos los interesados de los avances que se tienen en la integración, así como garantizar a cada área que sus necesidades serán cubiertas.
4. No pensar en las necesidades de los usuarios
Cuando no se tiene al usuario final como centro del proyecto de integración se está condenando este al fracaso desde antes del comienzo. Un buen proyecto de integración comienza con el cuestionamiento de cuáles son las distintas historias del usuario que este proyecto viene a resolver. Tener muy claras las necesidades del usuario que interactúa con estas herramientas fomenta una integración diseñada especialmente para los casos de uso requeridos dentro de la empresa en lugar de solo crear un proyecto de tecnología genérico.
Al final, este enfoque será primordial para que los usuarios finales sientan que la herramienta está a su servicio y no todo lo contrario, fomentando el buen uso de la misma y dándole a tu negocio una mayor probabilidad de éxito a corto y mediano plazo.
5. Olvidar tener una documentación completa del proceso
¿Deseas la tranquilidad de que tu tech stack no va a salirse de control? Asegúrate de tener toda la documentación detallada de cada una de las integraciones que se tienen, desde un mapa de flujo de cómo se mueven los datos entre las distintas plataformas y cuáles son los campos/objetos involucrados, hasta una base de conocimiento para que tu equipo pueda autogestionar sus problemas. .
Realizar eso puede parecer un trabajo adicional durante el proceso de migración, sin embargo se convertirá en una biblia a futuro que servirá como guía en caso de necesitar hacer algún ajuste a las plataformas o corregir un error.
La documentación debe realizarse para dos clientes internos principalmente: los desarrolladores y los usuarios finales; para los primeros es necesario tener cada código, cada conexión, cada flujo y cada configuración, mientras que para los usuarios finales será muy útil contar con una wiki de funciones y recursos (mejor conocida como knowledge base), en donde se tengan identificados errores comunes y soluciones prácticas que le ayuden con el día a día sin necesidad de acudir al equipo técnico.
6. Sobreinvetario de tecnología
¿Existe algo como un exceso de herramientas? La respuesta es sí aunque en muchas ocasiones las empresas prefieren tener más tecnología porque piensan que esto ayudará a su empresa a triunfar. Sin embargo, tener muchas herramientas no necesariamente es sinónimo de un tech stack bien nutrido; puedes tener varias herramientas que realicen funciones similares y que lo único que están aportando a tu empresa sean más fuentes de datos y, con esto, posibilidades de errores de integración o datos duplicados.
Si sufres de FOMO (miedo a quedar fuera) cada vez que escuchas de un lanzamiento de una nueva aplicación, piensa realmente si la necesitas para tu empresa y qué funciones puede resolver que no haga actualmente alguna otra herramienta con la que ya cuentes; si decides que es necesaria, entonces intenta depurar otra herramienta antes de integrar ésta, con esto podrás mantener tu tech stack lo más eficiente y controlado posible.
7. Cambios sobre la marcha
Si viste Spider-man: No Way Home seguramente tienes muy claro que hacer cambios a un proyecto de último momento puede ser desastroso; si bien no abrirás la puerta a otro universo, la realidad es que puede ser muy tentador hacer ajustes al proyecto de integración mientras ésta está aún en proceso y eso nunca tiene buenos resultados. Siempre habrá nuevas tecnologías o ideas sobre la mesa, pero es importante que en un proyecto de integración que toca algo tan sensible como tu base de datos, tengas cuidado de mantener a todos alineados con el plan original y, si hay cambios o ajustes que hacer, mejor implementarlos en una segunda etapa una vez que el proyecto haya finalizado su primera etapa.
Hacer cambios sobre un proyecto en movimiento puede tener como consecuencia una pérdida de enfoque y, peor aún, aumentar significativamente el costo del proyecto, haciendo que la integración se vuelva menos rentable y quede como un fracaso.
8. Omitir pruebas y QA
Una de las etapas clave de una integración antes de poder darla por finalizada es poner a prueba los sistemas y garantizar que realmente esté funcionando todo como se planeó en un comienzo. Aún antes de hacer una liberación con todo el equipo y más aún con lo que impacta al cliente, debe mapearse que cada conexión sea correcta. Aunque la meta se vea muy cerca, querer correr un sprint antes de llegar puede llevarte a tener errores que a la larga pueden impactar el buen funcionamiento de tu integración. Un error detectado a tiempo puede ahorrarte tiempo, dinero y fricciones con tus clientes.
9. No saber cuándo buscar ayuda
Más una condición humana que un problema de integración, el no buscar asesoría o ayuda es uno de los retos más complicados con los que puedes enfrentarte. En principio, parece que todo está diseñado para que puedas hacer tu integración lo más sencilla posible, pero la realidad es que al comenzar a conectar los puntos empiezan a surgir errores de comunicación y problemas, así como fallas en las automatizaciones y registro de los datos. Si bien puede ser muy tentador dejar la integración en manos de un equipo interno, a veces el no pedir ayuda a tiempo puede ser más costoso que hacerlo desde un principio; si pones en consideración el tiempo perdido y las posibles frustraciones con las que se cruzará tu equipo, el acudir a una agencia especializada parece una mejor alternativa desde el comienzo. Ellos te aportarán su conocimiento y experiencia para darle un boost a tu negocio sin perder tiempo valioso.
Idealmente debes buscar una agencia especializada en la herramienta que será el eje rector de tu estrategia de integración (probablemente la plataforma de CRM).
Estoy para escucharte
Si estás considerando usar HubSpot o ya lo estás utilizando, me encantará hablar contigo de los principales retos a los que te enfrentas y juntos encontrar una solución para afrontarlos.
Solo agenda una llamada conmigo y hablemos de tu negocio, las herramientas tecnológicas que actualmente estás usando y cómo es que HubSpot puede ayudarte a lograr los objetivos de crecimiento que tienes en mente.
